Hållbarhetsrapportering och ESG i företags avtal - Vad behöver små och medelstora företag veta?

De så kallade ESG-faktorerna (Environmental, Social, Governance) beskriver företagsverksamhet med avseende på miljö, socialt ansvar och bolagsstyrning, samt ekonomiskt ansvar. Europeiska unionen har främjat ESG-principer genom direktivet om företagens hållbarhetsrapportering (CSRD), som trädde i kraft 2023.

För att kunna fortsätta erbjuda tjänster som en del av leveranskedjan till företag som omfattas av rapporteringsskyldigheten, måste små och medelstora företag vara medvetna om de ESG- skyldigheter som införs genom CSRD-förordningen. Dessutom kan små och medelstora företag bli skyldiga att rapportera sina hållbarhetsuppgifter till banker, investerare eller samarbetspartner på deras begäran. Medan CSRD i den första fasen kommer att tillämpas på stora börsnoterade företag samt andra större företag som sysselsätter mer än 500 personer i 2025 års rapportering (som innehåller information om 2024 års påverkan och åtgärder), bör små och medelstora företag nu säkerställa sin operativa beredskap och förmåga att uppfylla CSRD-förpliktelserna som en del av leveranskedjan.

Att stora företags krav på hållbarhetsrapportering riktas mot små och medelstora företag kräver resurser och kunskap från dessa företag som en del av deras förberedelser och rapporteringskapacitet: bland annat konsekventa processer, insamling, analys och hantering av tydlig hållbarhetsdata, och användning av hållbarhetsdata som en del av deras eget affärsinriktade hållbarhetsarbete. Detta hållbarhetsarbete, som en omfattande helhet, och de rapporteringsresultat som det ger, kräver goda kommunikationsfärdigheter och smidig kommunikation mellan små och medelstora företag och stora företag.

Hållbarhetsinsatser i små och medelstora företag har en betydande inverkan på deras förmåga att bland annat förbli en del av leveranskedjorna, få lån, investeringar, kunder samt att klara sig i konkurrensutsättningar. Det hjälper även små och medelstora företag att hantera risker, utveckla och strukturera affärsverksamheten genom hela värdekedjan, och ökar både kund- och arbetstillfredsställelsen, samtidigt som det bygger upp ett gott rykte för företaget.

Förutom obligatorisk hållbarhetsreglering kan små och medelstora företag underteckna frivilliga hållbarhetsförbindelser, som till exempel FN:s Global Compact, FN:s mål för hållbar utveckling: Agenda 2030 och Science Based Targets-initiativet. Utöver hållbarhetsförbindelser är certifikat som ISO-standarder ett sätt att visa att ett litet eller medelstort företag tar hänsyn till faktorer som miljö och arbetssäkerhet. Genom hållbarhetsförbindelser kan ett litet eller medelstort företag visa sina intressenter att hållbarhetsmålen har uppnåtts. Viktigare än dessa initiativ är dock framför allt den kontinuerliga och systematiska ledningen och övervakningen av den egna verksamheten. Väl lett och genomfört hållbarhetsarbete genom hela leveranskedjan kan i framtiden leda till ett nationellt eller internationellt hållbarhetsinitiativ, samt till att bli omnämnd och behålla ett gott rykte. Genom hållbarhetsreglering och frivilliga hållbarhetsförbindelser från små och medelstora företag kommer dessa företag därmed i allt högre grad att behöva integrera hållbarhetsfrågor i alla aspekter av sin affärsverksamhet. Ett exempel på detta är att beakta ESG-aspekter som en del av företags avtal, även i små och medelstora företag.

Integrering av ESG-hänsyn i avtal

Att ta hänsyn till ansvarsfrågor bidrar till att öka investerarnas, kundernas och samarbetspartnernas förtroende för företagets verksamhet. Dessutom har ESG-aspekter ökat betydligt i den offentliga sektorns upphandlingar, och anbudsförfaranden omfattar ofta efterlevnad av ESG-villkor. Praktiskt hållbarhetsarbete kräver att företagets ledning först bedömer hur hållbarhet lönar sig att ta i beaktande i kärnan av affärsverksamheten samt vilka aspekter företaget kan åta sig.

När principövervägandet har genomförts kan hållbarhetsaspekter också integreras i praktiska avtal eller så kallade Code of Conduct-handlingar för att säkerställa att interna och externa intressenter också förbinder sig till de standarder som företaget har fastställt. Det kanske inte är nödvändigt att inkludera ESG-principer i avtal, eftersom ESG-villkor i Finland redan i förväg är långtgående reglerade i lagstiftningen, varmed det ofta räcker med att bara följa lagen. Efterlevnad av ESG-principerna bör dock kontrolleras både i interna avtal, såsom aktieägaravtal och arbetsavtal, och i externa avtal, såsom samarbets- och leveransavtal.

Företagets interna mål kan till exempel ingå i aktieägaravtal. Företagets bolagsordning kan innehålla ansvarsvillkor, till exempel mål för ledningen och/eller aktieägarna att främja socialt positiva miljöeffekter i sin verksamhet och i sitt beslutsfattande. Ett eventuellt ESG-kopplat ersättningssystem kan även övervägas. På motsvarande sätt kan ledningens mångfald och oberoende samt verksamhetens hållbarhet säkerställas genom dylika avtal.

När det gäller arbetsgivarnas skyldigheter betonas den sociala ansvarsaspekten. Efterlevnad av arbetsrätten och i tillämpliga fall kollektivavtal och arbetarskyddsförpliktelser är utgångspunkten för ett ansvarsfullt agerande. CSRD förutsätter bland annat beaktande av jämlikhet, mångfald, ickediskriminering, inkludering samt mänskliga rättigheter. Informationen ska även omfatta företagets påverkan på människor.

Företagen kanske inte har möjlighet att påverka andra aktörers tillvägagångssätt i efterhand, och därför är det lättare att integrera ansvarsfrågor i samarbetet genom förhandsavtal eller förhandskvalificering. I praktiken skyddar avtalen i första hand företagets egna intressen, men ställer också vissa ansvarsvillkor för samarbetspartnerns beteende i förhållande till företagets affärsverksamhet. Ju tydligare man kommer överens om villkoren och förväntningarna om att affärsverksamheten ska vara ansvarsfull, desto lättare blir det att senare säkerställa och övervaka efterlevnaden av ESG-principerna. Avtal kan beskriva förväntad nivå på vissa standarder, inkludera rapportering eller kontroller samt skäl för uppsägning vid bristande efterlevnad av ansvarskraven.

ESG-villkor kan också ingå i ingressen till avtal, till exempel med syftet att ålägga parterna att minska utsläppen av växthusgaser eller för att fastställa gemensamma standarder angående naturresurser, råvaror, biologisk mångfald eller avfallshantering. Dessa avtal bör dock anpassas till de specifika risker för ansvarsfullt beteende som parterna ställs inför i sitt samarbete. Det är också bra att klargöra för samarbetspartnern innebörden av de relevanta ESG-riskerna och, om möjligt, utbilda samarbetspartnern eller personalen i praxis gällande dessa. Avtalen bör uppdateras aktivt, vilket möjliggör ingripande i potentiella ESG-risker.

Magnussons Corporate Responsibility-team till stöd för företag

Magnusson agerar som en strategisk partner i företags hållbarhetsarbete. Magnussons ESG & Sustainability-team hjälper företag inom olika branscher att hantera risker och förstå det juridiska och regulatoriska landskapet relaterat till hållbarhet. Magnusson hjälper sina klienter med införlivande av ESG-rutiner inom olika delar av deras affärsverksamhet och med att förutse de rättsliga konsekvenserna. Detta inkluderar avtal med olika intressenter, arbetsrättsliga frågor, fusioner och förvärv, tvistlösning samt frågor gällande reglering och efterlevnad.

Magnusson

Magnusson är en advokatbyrå specialiserad på internationell affärsjuridik. Magnusson har kontor i sex länder i Östersjöregionen (Finland, Sverige, Danmark, Estland, Lettland och Litauen) och ett omfattande internationellt samarbetsnätverk med olika advokatbyråer. Magnussons finska kontor ligger i Helsingfors och Tammerfors. Magnussons experter har särskild kompetens inom fusioner och förvärv, arbetsrätt, avtalsrätt, internationell handel, teknologi och IPR, fastighets- och byggnadsrätt, ESG & Sustainability, insolvensrätt, rättegångar och skiljedomsförfaranden.

Magnussons kunder är toppaktörer inom sitt område - små, medelstora, stora, finska och internationella aktörer. Magnussons verksamhet styrs av integritet, rättvisa, effektivitet och transparens.

Kontaktuppgifter

• Ville Salonen, Attorney-at-law / Partner / Head of ESG & Sustainability, Mobile: +358 46 814 1441, ville.salonen@magnussonlaw.com
• Anu Vuori, Attorney-at-law / Partner / Head of Employment, Mobile: +358 40 147 9586, anu.vuori@magnussonlaw.com
• Ella Keränen, Associate, Mobile: +358 40 184 4177, ella.keranen@magnussonlaw.com
• Taina Tervonen, Business Development / ESG & Sustainability Specialist, Mobile: +358 50 568 9793, taina.tervonen@magnussonlaw.com